Depuis la mi-mars, le contexte de pandémie et de confinement a amené un nombre important de salariés à télétravailler depuis leur domicile dans des conditions inédites : un télétravail à 100%, non préparé et mis en place dans l’urgence.

Malgré le déconfinement annoncé, la majorité des salariés va rester confinée encore plusieurs semaines. Les entreprises doivent accompagner au mieux les managers et leurs équipes à faire face à cette situation en tenant compte des conditions de travail et des nécessités de l’activité.

Cette nouvelle organisation impacte fortement

• le contenu du travail
• les activités réalisables compte tenu des contraintes liées au télétravail et à l’activité partielle
• la répartition et la régulation de la charge de travail : « qui fait quoi » compte tenu des moyens disponibles, des contraintes et des ressources
• le management du travail : pilotage et continuité de l’activité, soutien auprès des salariés, …

Alors que les travailleurs sont tous isolés et les managers pas toujours préparés ou formés au management à distance, ni toujours soutenus eux-mêmes dans leurs activités.

Pour parer à cette nouvelle organisation il ne s’agit pas uniquement de faire évoluer les pratiques des managers. Il faut construire une organisation managériale plus globale, avec des outils et des moyens dédiés, chacun ayant un rôle à jouer. Personnels, encadrants, directions et représentants du personnel, sont en effet 4 leviers mobilisables afin de permettre de répondre aux enjeux de conditions de travail et de performance en période de confinement.

Le travail à distance, l’isolement physique sans possibilité de se retrouver, et dans le contexte actuel, la forte charge émotionnelle, sont des éléments particulièrement différenciateurs, qui posent des questions et nécessitent des points de vigilance spécifiques.

L’Aract Normandie et l’Aract Pays de la Loire se sont accordées pour réunir en 4 articles les points essentiels d’un management à distance en période de crise :

• Partie 1 : Repenser le fonctionnement collectif
• Partie 2 : Soutenir les équipes et réguler le travail
• Partie 3 : Adapter et ajuster avec des remontées régulières
• Partie 4 : S’appuyer sur le dialogue social pour préparer demain

L’enjeu du management à distance est de pouvoir assurer un rôle de soutien et de régulation auprès des salariés à distance, de façon individuelle et collective afin de faciliter la réalisation du travail, permettre une cohésion et prévenir également les risques professionnels (isolement, stress, surcharge, hyperconnexion, etc.)

Que faire pour… Assurer ce rôle de soutien et de régulation auprès des salariés à distance ?

-       Évoluer vers un management par la confiance

• qui valorise la « subsidiarité » : autonomie, délégation, ...
• qui ne soit ni du sur-contrôle, ni du flou, ni une absence totale du manager

-       Regarder les contraintes-objectifs, les ressources et les moyens de réguler. Ne pas oublier qu’il est aussi possible d’agir en externe et pas seulement en interne pour trouver des solutions : identifier les impacts du confinement sur la relation client et l’impact sur le travail des équipes par exemple, et mieux les accompagner

-       Organiser et prévoir des temps d’échanges réguliers (courts mais plus fréquents) avec chaque salarié individuellement et collectivement

-       Prévoir des plages de disponibilité partagées pour pouvoir échanger collectivement

-       Prendre en compte la charge réelle et la charge subjective, au-delà de la charge prescrite (cf. tableau ci-dessous)

-       Être soi-même exemplaire en tant que manager sur la mobilisation des équipes et la déconnexion (ne pas envoyer d’e-mail ou sollicitation trop tard ou trop tôt, ...), ne pas valoriser la sur-connexion

-       Lister les différents points à faire remonter et sur lesquels échanger :

• des difficultés particulières en lien avec l’environnement de travail : personnes au domicile, garde des enfants, si personne malade, personne en retour de convalescence de covid19, …
• le ressenti et le moral
• les difficultés directement liés à l’activité de travail : résoudre un problème, faire avancer un sujet, …

-       Être vigilant aux signaux faibles : désengagement, fuite, saturation, silence, hyper connexion

-       Faire remonter d’éventuels besoins à la direction et aux services des Ressources Humaines si existants pour permettre d’y répondre (outils, formation)

-       Éviter les régulations/ajustements uniquement individuels

-       Maintenir le collectif et la coopération malgré la distance

• en définissant des horaires de joignabilité pour les managers et collaborateurs
• en posant des rituels
• en célébrant les succès
• en recréant une forme de communauté virtuelle
• en organisant des visio-réunions (avec préparation en amont, définition des règles de fonctionnement, envoi d’un compte-rendu)
• en proposant /demandant de l’aide sans attendre
• en favorisant des travaux à plusieurs (binômage, travail collectif sur des sujets de fond, idéation, synthèse …)

-       Regarder les contraintes-objectifs, les ressources et les moyens de réguler. Ne pas oublier qu’il est aussi possible d’agir en externe et pas seulement en interne pour trouver des solutions : identifier les impacts du confinement sur la relation client et l’impact sur le travail des équipes par exemple, et mieux les accompagner

-       Informer et mettre à disposition des équipes les soutiens nécessaires complémentaires en cas d’autres difficultés : une cellule d’appui psychologique, numéro des pharmaciens en cas de violences conjugales, …

Une infographie pour faire le point :

Découvrir les autres articles de la série :

16/06/2020