Depuis la mi-mars, le contexte de pandémie et de confinement a amené un nombre important de salariés à télétravailler depuis leur domicile dans des conditions inédites : un télétravail à 100%, non préparé et mis en place dans l’urgence.

Malgré le déconfinement annoncé, la majorité des salariés va rester confinée encore plusieurs semaines. Les entreprises doivent accompagner au mieux les managers et leurs équipes à faire face à cette situation en tenant compte des conditions de travail et des nécessités de l’activité.

Cette nouvelle organisation impacte fortement

• le contenu du travail
• les activités réalisables compte tenu des contraintes liées au télétravail et à l’activité partielle
• la répartition et la régulation de la charge de travail : « qui fait quoi » compte tenu des moyens disponibles, des contraintes et des ressources
• le management du travail : pilotage et continuité de l’activité, soutien auprès des salariés, …

Alors que les travailleurs sont tous isolés et les managers pas toujours préparés ou formés au management à distance, ni toujours soutenus eux-mêmes dans leurs activités.

Pour parer à cette nouvelle organisation il ne s’agit pas uniquement de faire évoluer les pratiques des managers. Il faut construire une organisation managériale plus globale, avec des outils et des moyens dédiés, chacun ayant un rôle à jouer. Personnels, encadrants, directions et représentants du personnel, sont en effet 4 leviers mobilisables afin de permettre de répondre aux enjeux de conditions de travail et de performance en période de confinement.

Le travail à distance, l’isolement physique sans possibilité de se retrouver, et dans le contexte actuel, la forte charge émotionnelle, sont des éléments particulièrement différenciateurs, qui posent des questions et nécessitent des points de vigilance spécifiques.

L’Aract Normandie et l’Aract Pays de la Loire se sont accordées pour réunir en 4 articles les points essentiels d’un management à distance en période de crise :

• Partie 1 : Repenser le fonctionnement collectif
• Partie 2 : Soutenir les équipes et réguler le travail
• Partie 3 : Adapter et ajuster avec des remontées régulières
• Partie 4 : S’appuyer sur le dialogue social pour préparer demain

La mise à plat d’une organisation du travail et d’un fonctionnement collectif est primordial pour construire le socle organisationnel du management à distance dans la durée.

Pour favoriser son efficacité, il faut renoncer à un mode de management par le contrôle et privilégier la confiance :

• envers les individus : empathie, écoute, soutien
• dans la réalisation des tâches : fiabilité, légitimité, crédibilité

Une fois déterminées les activités réalisables de manière individuelle et collective, l’adaptation de la charge de travail, le pilotage des activités, les modalités d’échanges et de fonctionnement collectifs sont au cœur des enjeux du management à distance.

Que faire pour…Construire le socle organisationnel du management à distance ?

-       Définir les activités maintenues, les objectifs au regard du contexte et revisiter les priorités en conséquence pour donner du sens au travail demandé en distinguant :

• les sujets urgents et indispensables au regard de la « production » ou des « services », les réactualiser car ils peuvent évoluer dans le temps
• les sujets de fond, de veille, et ceux qu’il est possible de remettre à plus tard pour préparer la reprise, gagner du temps et faciliter le travail

-       S’entendre autour d’une définition partagée des attendus, du travail bien fait/efficace dans ce contexte particulier

-       Faire le point sur les ressources humaines mobilisables :

• quid des personnels en activité partielle, arrêt maladie, télétravail avec contraintes (garde d’enfant, suivi scolaire, situations individuelles etc.), personnels qui reprennent l’activité sur le terrain, …
• les compétences
• les charges de travail afférents (cf. tableau charge de travail ci-dessous)
• les outils numériques utiles

-       Identifier dans l’entreprise les contacts ressources pour aider, coordonner et accompagner les managers : direction, RH, représentants du personnel

-       Veiller à un environnement sécurisé en termes de conditions de travail et favorable à un travail bien fait, y compris pour les managers

-       Veiller aux besoins de reconnaissance et d’appartenance à un collectif d’autant qu’une cohésion est à recréer entre ceux qui télétravaillent, ceux qui reprennent, ceux qui ont continué à travailler sur le terrain

-       Redéfinir le périmètre des missions, clarifier les responsabilités et le circuit de décision, revoir les délais et les indicateurs

-       Accompagner, soutenir et outiller les managers pour/et être à l’écoute de leurs difficultés et celles des équipes.

-       Tenir compte de leurs besoins et prévoir les moyens nécessaires pour leur management à distance

-       Réaliser un état des lieux auprès de leurs équipes et échanger individuellement et collectivement sur les charges de travail (notamment la charge de travail perçue)

• en lien avec son contexte personnel
• ses difficultés
• son expertise du travail

-       Mobiliser un ou plusieurs outils TIC* simples et visuels afin de rendre visible et partager l’ensemble de l’activité, s’interroger sur la maîtrise que chacun a de ces outils, sur la performance de chaque outil et sur leurs usages, évaluer collectivement leurs usages avec le collectif sur la durée

-       Organiser des temps d’échanges collectifs et individuels plus courts mais plus fréquents pour actualiser et faire vivre l’organisation mise en place

-       Prévoir et accompagner des éventuels transferts de charge de travail, des formations à distance pour les salariés amenés à réaliser des activités nouvelles

-       Identifier les besoins de formation en outils numériques

Une infographie pour faire le point :

Découvrir les autres articles de la série :

15/06/2020