Projets d'investissement et innovation : étapes-clés de la démarche

Réaliser un état des lieux pour se poser les bonnes questions

Avant de concevoir un atelier, d’implanter une machine ou d'installer un nouveau process, une première étape incontournable : analyser le travail actuel des salariés.

L'idée est simple : en identifiant comment les salariés travaillent aujourd'hui, comment ils atteignent leurs objectifs, gèrent les contraintes, s'organisent… on anticipe d'autant mieux les impacts du futur investissement.

La méthode

• discussions collectives avec les salariés, futurs utilisateurs de l'investissement
• observation de ces salariés en plein travail, pour prendre en compte l'ensemble des événements pouvant survenir au cours d’une journée de travail : incidents, arrivée de clients, ruptures de productions, aléas…

Que doit-on analyser ?

• L'organisation du travail

Objectif : permettre aux salariés, même si l'investissement change la manière de travailler, de continuer à anticiper les incidents, à gérer les situations d’urgences et les aléas, à être performants.

Exemples de questions à se poser : quelles informations sont nécessaires et utiles au salarié pour effectuer son activité avec efficacité ? Sont-elles verbales, gestuelles, téléphoniques, écrites ? La nouvelle conception de l’espace, l'implantation des postes de travail ou le nouveau système informatique va t-il changer cet accès aux informations ?

L’organisation du travail permet-elle une entraide entre les salariés ? Cette entraide sera t-elle toujours possible ?...

• L'espace de travail

Objectif : définir une surface de travail suffisante au regard du nombre de personnes qui vont opérer dans cet espace, de la dimension des machines et des différents flux.

Exemples de questions à se poser : combien de personnes sont-elles affectées aux postes, combien d’équipes, les salariés sont-ils polyvalents ou restent-ils au même poste ? L'espace de travail sera t-il suffisant ? Quels sont les flux de matière première ? Encombrent-ils les espaces de travail et y a t-il des croisements ?...

• La conception des postes de travail

Objectif : éviter les postures et les gestes contraignants, donner aux salariés le choix de leur posture, leur permettre de changer de gestes selon leur état.

Exemples de questions à se poser: quelles parties du corps sont sollicitées et quel est le degré d’amplitude des gestes ? Comment cela se passera t-il avec le nouveaux équipements ? Les postures à adopter pour réaliser la tâche, pour prendre les informations ou communiquer avec les collègues sont-elles contraignantes ?...

• L'environnement de travail

Objectif : réduire les nuisances dans le lieu de travail, pouvant nuire à la production et à la santé du salarié.

Exemples de questions à se poser : certains bruits masquent-ils d’autres bruits porteurs d’informations ? Y a t-il des zones d’ombres ou d'éblouissements, des reflets pouvant empêcher l’accès à certaines informations ou gêner l'activité ? Les salariés sont-ils exposés à des substances toxiques ? Le seront-ils avec les nouveaux équipements ?...

Réaliser des tests ou "simulations"

A partir de l'état des lieux, on établit des scénarios : ils décrivent les futures situations de travail possibles, en fonction des différents choix d'investissement envisageables.

Pour tester ces scénarios, rien de tel que la "simulation" : il s'agit de dessiner à l’échelle le plan des situations de travail possibles ou mieux encore, de réaliser une maquette en volume. Pour les projets informatiques, il est possible de travailler à partir de simulateurs.

Sur ce plan :

• on représente les salariés, les machines à implanter, les espaces à aménager…
• on simule les déplacements des personnes, les flux de matière première, la circulation des informations, l’organisation des approvisionnements, les zones de stockages, l’espace de travail de travail dédié à chacun, les relations entre les différents services…

Ces tests permettent de repérer les dysfonctionnements et les risques que pourraient générer le futur projet. Cette étape pose les questions essentielles pour faire les choix techniques, organisationnels et opérationnels :

• Est-ce possible ?
• A quelles conditions ?
• Quelles solutions techniques et organisationnelles choisir au regard des risques identifiés ?
• Quels savoir-faire et compétences sont mobilisés ou doivent être développés ?

Ensuite : il ne reste plus qu'à modifier le projet en tenant compte de l’activité des futurs utilisateurs. Votre fournisseur ou votre architecte apportera les modifications nécessaires au projet pour permettre aux salariés d’atteindre les objectifs assignés dans des conditions de travail favorables.

Associer les bonnes personnes

A chacune des étapes du projet, les acteurs-clés de l'entreprise doivent être associés pour anticiper les dysfonctionnements techniques, organisationnelles et humains.

Les personnes impliquées dépendent de la taille de l'entreprise, mais aussi du type de projet d'investissement lui-même.

Néanmoins, voici un panorama des acteurs à ne pas oublier et de leur rôle dans un projet d'investissement :

• La direction de l'entreprise

Elle arrête les choix stratégiques et budgétaires, valide l'ensemble des décisions.

• Les salariés, futurs utilisateurs de l'investissement, et les représentants des salariés (CHSCT ou délégués du personnel)

Ils font remonter leur connaissance de l'activité de travail. Leur vision "terrain" est essentielle dans le cadre d'un projet d'investissement.

• L'encadrement de proximité (chef d'équipe, d'atelier…)

La vision "terrain" des managers complète celle des salariés eux-mêmes. Ils auront également à manager, intégrer, voire former leurs équipes au regard des nouveaux équipements.

• Le fournisseur ou l'architecte

Un travail en partenariat avec le fournisseur est toujours possible pour adapter le matériel, le logiciel informatique ou toute autre installation aux besoins spécifiques de votre entreprise. Même si vous rencontrez une certaine résistance au départ, insistez !

• Le médecin du travail

Il suit l'état de santé des salariés et connaît les pathologies développées. Il a un rôle d'alerte sur les conséquences de l'investissement en terme de santé au travail.

Ne pas oublier la phase d'appropriation et de formation

La mise en œuvre opérationnelle d'une nouvelle machine, d'un nouveau système informatique ou l'installation dans un nouvel atelier nécessitent une phase d'appropriation : elle est bien souvent négligée !

On estime qu'elle n'est pas indispensable, le temps manque, on pense que la formation "constructeur" est suffisante…

Pourtant, cette phase d'appropriation est essentielle : les futurs utilisateurs doivent avoir le temps de se familiariser avec l'outil, d'apprendre de nouvelles façons de travailler, de se construire de nouveaux repères.

L'accompagnement et la formation des salariés au démarrage du projet permet :

• de fiabiliser l'investissement
• de garantir sa bonne utilisation future
• de faire remonter les éventuels ajustements nécessaires.

Lors du démarrage

Tout n'est pas prévisible. Malgré les conseils avisés de ce site et le respect scrupuleux (!) d'une méthodologie basée sur les remontées de terrain, certains changements ou dysfonctionnements ne se révèlent qu'en phase d'exploitation d'un nouvel outil ou de nouveaux locaux.

C'est pourquoi il est important de prévoir, dès le début du projet d'investissement, une phase d'ajustements.

Il peut être intéressent d'interroger les acteurs-clés de l'entreprise, pour réaliser une analyse des usages dans les six mois qui suivent le démarrage de l'investissement. Objectif : faire remonter les ajustements nécessaires (techniques, fonctionnels, aménagement d'espaces, ressources humaines).

Ces ajustements fiabilisent l'investissement et préparent les projets à venir.